Il periodo di lockdown imposto dalla pandemia ci ha catapultato in una bolla dove il tempo ha modificato la sua dimensione: giornate tutte uguali, segnate da un’unica routine, fatta di nuove regole e nuovi spazi, fisici e mentali oltre che temporali, che sta mettendo a dura prova la nostra capacità di adattamento.

Ma noi possiamo assolutamente ribaltare a nostro vantaggio questa situazione e renderla un momento d’oro per la nostra professione, per la nostra vita privata, per il futuro. Come?

Dobbiamo organizzare il tempo in modo che sia fruttuoso, utilizzando uno strumento che può sembrare inutile, noioso, sorpassato o complicato in un’era digitale, ma che in realtà può semplificare la nostra vita. Parlo del time planner, ovvero il calendario.

Chi non ne ha uno a casa? Io ne ho uno appeso in cucina a ricordarmi appuntamenti o attività che riguardano la famiglia, ma ne ho anche un altro lavorativo per ricordarmi gli appuntamenti e le scadenze di lavoro. Per abbondare uso inoltre l’agenda cartacea (perché mi piace un sacco scrivere con la penna!) ma anche quella digitale sul mio telefono super tecnologico, perché ho scoperto che in borsa pesa molto meno, e posso segnarmi tutto comodamente, in modo semplice e velocissimo. Ognuno adotta la soluzione migliore per sé.

Se vogliamo usare quello cartaceo, che è anche visivamente più efficace, consiglio il calendario suddiviso per settimane, dove ogni giorno sia a sua volta suddiviso per ore, così da poter incasellare tutte le attività nel tempo. Anche l’uso del calendario richiede però un minimo di preparazione e allenamento.

Ecco quindi 7 consigli per organizzare il tempo al meglio con l’aiuto del calendario, alla fine ti renderai conto di quanto ti semplifichi la vita:

1. Fai prima una lista su un foglio di brutta di tutte le cose che devi fare in giornata o in settimana, così come ti vengono in mente: portare fuori il cane, fare la spesa, chiamare il cliente, organizzare il meeting online, scrivere una mail importante, rifare lo smalto, ecc..  NB Se preferisci usa dei post-it colorati, così poi per riorganizzarli dovrai solo spostarli!
2. A questo punto organizza le varie attività per gruppi: casa, lavoro, tempo libero, salute, ecc..
3. Riorganizza la lista all’interno dei vari gruppi andando in ordine di priorità: prima le cose importanti e poi le cose meno importanti, poi elimina quelle che puoi delegare ad altri (agli altri membri della famiglia per esempio).
4. Metti a fianco di ogni attività la sua scadenza: scoprirai che ci sono cose più urgenti ed altre meno, e che quindi potrai diluire nell’arco della settimana.
5. Assegna ad ogni attività una durata: la nostra capacità di concentrazione su una singola attività può essere al massimo di un’ora. Quindi assegna un tempo di svolgimento ad ogni attività, dovresti coprire non più di 5 ore della giornata. Potrai dedicare non più di ulteriori 2 ore alla lettura delle mail e risposte, telefonate, lettura delle notizie, webinar, formazione, o altre attività minori.
6. Così facendo scoprirai di avere degli spazi liberi: ecco il tempo ritrovato! Assicurati di tenerlo per te: per leggere un libro, fare ginnastica, guardare un bel film, chiamare un’amica, oppure oziare, perché anche la noia è fonte di idee e di creatività, non dimenticarlo.
7. Ora sei pronto! Riscrivi (o riposiziona) tutte le attività sul calendario in questo ordine:
   • 7.00 – 9.00 Inizia la giornata con le attività di routine giornaliera (colazione, mi preparo, faccio i letti, faccio ginnastica)
   • 9.00 – 10.00 attività minori (mail, telefonate, lettura notizie)
   • 10.00 – 13.00 attività di lavoro importanti: utilizzo un timer per far sì che i blocchi di tempo che ho assegnato vengano rispettati, e non abbia interruzioni esterne (avviso gli altri componenti della famiglia o i colleghi che in quell’orario non sono disponibile)
   • 13.00 – 14.00 pausa pranzo, chiacchiere, relax…
   • 14.00 – 16.00 attività di lavoro importanti
   • 16.00 – 17.00 ricontrollo, verifico e pianifico
   • 17.00 – 20.00 attività di routine giornaliera-tempo libero

Se applicherai questi 7 consigli per organizzare il tuo tempo, ecco che ne ritroverai anche per te!

Stabilire una nuova routine nell’organizzare le nostre giornate sarà inizialmente una fatica, e per far diventare una nuova abitudine una routine ci vorranno almeno 21 giorni*. Ma la soddisfazione e soprattutto il beneficio per la nostra salute mentale, per la nostra vita familiare e soprattutto professionale …. priceless!

Buona pianificazione e a martedì prossimo!

*Il dottor Maltz, chirurgo plastico, negli anni ’50 notò che i suoi pazienti ci mettevano almeno 21 giorni ad adattarsi ai cambiamenti nel proprio corpo dovuti per esempio ad una rinoplastica o ad un’amputazione di un arto. Successivamente professionisti come Tony Robbins e Brian Tracy sposarono questa tesi e ne fecero un loro mantra. In realtà le abitudini sono lunghe a stabilizzarsi: basti pensare alla situazione attuale che ci vede costretti a casa da quasi due mesi, e nonostante ciò ci sono cose che ancora facciamo fatica ad accettare, pur dovendo entrare nel nostro nuovo stile di vita da qui e per molto tempo. Forse perché sono forzature e non scelte volontarie?